Die Vorschrift kurz erklärt
Eine Zahlung wird nicht durch ihre Bezeichnung zur Spende. Entscheidend sind Vereinszweck, Zahlungsanlass und eine etwaige Gegenleistung. Eine Zahlungsbestätigung ist außerdem nicht dasselbe wie eine steuerliche Zuwendungsbestätigung.
Beitrag, echte Spende oder Gegenleistung?
Der Mitgliedsbeitrag beruht auf der Mitgliedschaft und den dafür geltenden Regeln. Eine echte Spende ist eine freiwillige Zuwendung zur Förderung begünstigter Zwecke, ohne dass dafür eine konkrete Gegenleistung vereinbart wird. Sponsoring kann dagegen mit Werbung oder anderen Leistungen verbunden sein. Deshalb können zwei gleich hohe Überweisungen rechtlich und steuerlich völlig unterschiedliche Vorgänge darstellen.
§ 10b EStG unterscheidet außerdem nach dem geförderten Zweck und enthält Ausschlüsse für bestimmte Mitgliedsbeiträge. Gemeinnützigkeit und der persönliche Sonderausgabenabzug eines Mitglieds sind damit zwei verschiedene Fragen. Ein Verein darf aus einem bestehenden Freistellungsbescheid nicht ableiten, dass jeder Beitrag jedes Mitglieds steuerlich abziehbar ist.
Was beim Nachweis zu beachten ist
§ 50 EStDV regelt den Zuwendungsnachweis. Ob ein vereinfachter Nachweis genügt oder eine Zuwendungsbestätigung erforderlich ist, hängt von den gesetzlichen Voraussetzungen ab. Der Verein sollte Zahlungen deshalb vor Ausstellung einer Bescheinigung sachlich einordnen und die dafür vorgesehenen amtlichen Muster beziehungsweise Anforderungen beachten.
Auch Sachzuwendungen brauchen eine nachvollziehbare Grundlage. Gegenstand, Herkunft und Wert dürfen nicht allein deshalb beliebig angesetzt werden, weil die Sache dem Verein nützt. Bei Aufwandsspenden sind die rechtlichen Voraussetzungen ebenfalls enger als der bloße Verzicht auf eine freiwillig angebotene Hilfe. Ein Beleg sollte die tatsächliche Zahlung oder Zuwendung abbilden und keine gewünschte Steuerwirkung versprechen.
Wofür das Geld verwendet wird
AO §§ 55 und 63 betreffen Selbstlosigkeit und tatsächliche Geschäftsführung. Eine Zweckbindung bei einer Zuwendung sollte deshalb nachvollziehbar in der Mittelverwendung berücksichtigt werden. Ist eine vereinbarte Verwendung nicht mehr möglich, ist das nicht automatisch eine Erlaubnis zur freien Umwidmung.
Bei Zahlungen für Werbung oder eine andere konkrete Leistung kommt zusätzlich Umsatzsteuerrecht in Betracht. Dass der Geldgeber den Vorgang „Spende“ nennt, entscheidet diese Frage nicht. Für Vorstand und Kasse ist eine kurze Beschreibung des Zahlungsanlasses daher wertvoller als ein pauschales Sammelkonto, auf dem Beiträge, Werbeentgelte und freiwillige Zuwendungen ununterscheidbar zusammenlaufen.
Beispiel und Bedeutung für die Vereinsarbeit
Beispiel: Ein Mitglied zahlt den Jahresbeitrag und daneben Unterrichtsentgelt. Eine Firma übernimmt Kosten für ein Hindernis und erhält dafür eine vereinbarte Werbenennung. Beitrag, konkrete Unterrichtsleistung und Sponsoring sind unterschiedliche Zahlungsanlässe.
Bei Sportvereinen enthält § 10b EStG einen besonderen Ausschluss für Mitgliedsbeiträge. Daraus folgt weder die fehlende Gemeinnützigkeit des Vereins noch ein pauschaler Ausschluss echter Spenden. Die Rechtsfolgen müssen getrennt erklärt werden.
Gegenleistung und Nachweis richtig auseinanderhalten
Bei einem Sponsoring sollten vereinbarte Gegenleistungen konkret beschrieben sein: beispielsweise Anzeigenfläche, Verlinkung oder Nennung in einem Werbeumfeld. Eine echte Zuwendung ohne Gegenleistung darf nicht erst durch eine nachträgliche Zusage in einen anderen Vorgang verwandelt werden. Sachzuwendungen und der Verzicht auf einen vorhandenen Aufwendungsersatzanspruch benötigen zudem ihre jeweils eigenen Voraussetzungen und Nachweise.
Eine Zuwendungsbestätigung beschreibt eine steuerlich relevante Zuwendung; sie ist kein allgemeiner Dankesbrief für jede Unterstützung. Der Verein sollte daher vor der Ausstellung den Vorgang und die eigene Berechtigung nachvollziehen können. Für die unterstützende Person bleibt die eigene steuerliche Berücksichtigung eine zusätzliche Frage. Ein vereinfachter Nachweis nach § 50 EStDV ändert nichts an den gesetzlichen Voraussetzungen für den Steuerabzug.
Was Vorstand und Mitglieder vorbereiten können
- Vor Ausstellung einer Zuwendungsbestätigung Zahlung, Zweck und Gegenleistung prüfen.
- Sachzuwendungen und Aufwendungsersatzverzicht mit ihren eigenen Nachweisen ablegen.
- Mitglieder unterscheiden Beitragsrechnung, Leistungsentgelt und Spendenbescheinigung.
Der Vorstand ordnet Zuständigkeiten zu; Mitglieder liefern die Informationen für ihre jeweilige Aufgabe. Die Beurteilung individueller Verträge, Bescheide und Ansprüche gehört in eine gesonderte Beratung.
Praktische Umsetzung und Arbeitsmittel
Vorlagen und Downloads
Wählen Sie die passende Fassung und speichern Sie vor dem Bearbeiten eine eigene Kopie.
- Vorlage herunterladen DOCXIn Word oder einem kompatiblen Textprogramm öffnen. Zuerst eine eigene Kopie speichern; die Felder am Bildschirm oder im Ausdruck ausfüllen.
Antwort und Arbeitsmittel
Wird meine Spende für den Vereinsunterricht oder für einen privaten Anlagenbetreiber verwendet?
Konkreter Ablauf im Reitverein
- Schulpferdeangebot oder konkrete Anlage mit tatsächlichem Eigentümer beschreiben.
- Prüfen Sie anhand der vorhandenen Vereinbarung, wer die Kosten übernimmt, wer die Anlage nutzen darf und wer für die Wartung zuständig ist.
- Unentgeltliche Pferde- oder Hallennutzung nicht als Sachspende bescheinigen; Nutzungen sind ein anderer Fall.
Unterlagen und Einträge vorbereiten
- Vereinsangebot und konkretes Projekt
- Verein, Betrieb oder Privatperson
- Eigentum und Nutzungsvereinbarung
- Spendenzweck und Empfänger
- Kauf, Wartung und Folgekosten
- Private und Vereinsanteile
- Nachweise, Restmittel und Änderungen
- Prüfung, Entscheidung und Termin
Das Mitglied oder Projektteam liefert die tatsächlichen Angaben und vorhandenen Nachweise. Die zuständige Person in Vorstand oder Kasse prüft die Grundlage, entscheidet im eigenen Zuständigkeitsrahmen und dokumentiert offene Punkte mit Termin. Eine freie Zeile ist kein erledigter Prüfschritt.