Turnierakte: Index nach Verantwortungsbereich

Wobei dieses Arbeitsblatt hilft
Sie verbinden Ablauf, Material und Zuständigkeiten. Helfende erkennen, was wann und von wem erledigt wird.

So verwenden Sie die Textvorlage
Öffnen Sie die Datei in einem Texteditor oder Textprogramm und speichern Sie zuerst eine eigene Kopie. Ersetzen Sie Platzhalter durch die für Ihren Vorgang passenden Angaben. Unbekanntes bleibt offen; notieren Sie Rückfrage und zuständige Person.
1. Benennen Sie Veranstaltung, Zielgruppe, Ort und verantwortliche Leitung.
2. Ordnen Sie Aufgaben, Unterlagen und erforderliche Bestätigungen zu.
3. Gehen Sie den Ablauf vorab durch und geben Sie Änderungen weiter.
Speichern Sie Änderungen unter Ihrem eigenen Dateinamen. Zum Weitergeben können Sie zusätzlich ein PDF erzeugen. Eine Textvorlage wird nicht als Projektdatei in ein Online-Werkzeug geladen.

ARBEITSBLATT
Wo liegen für meine Turnieraufgabe die aktuellen Unterlagen?

Ausfüllen: konkrete Funktionen und Belegverweise verwenden. Keine Gesundheits-/Einsatzdaten eintragen. Eigene Termine sind keine gesetzlichen Fristen.

1. Turnier/Format/Termin
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________

2. Dokument/Version/Datum
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________

3. Bereich und zuständige Funktion
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________

4. Quelle/Regelstand/Ablageort
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________

5. Prüfung/Freigabe durch
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________

6. Interne oder veröffentlichte Fassung
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________

7. Änderung/Verteilung an Rollen
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________

8. Abschluss/Abrechnung/Rückblick
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________


================================================================================
Aktenindex für das Reitturnier
Eine Zeile pro Dokument. Offizielle Fassung und internen Arbeitsstand trennen und keine sensiblen Pferde- oder Personendaten im allgemeinen Index ablegen.

1. Dokumentname und Kategorie
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________

2. LPO/WBO/Landesbestimmung mit Stand
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________

3. Version und Dokumentdatum
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________

4. Verantwortungsbereich
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________

5. Gültiger Ablageort
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________

6. Prüf-/Freigabefunktion und Beleg
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________

7. Verteilt an welche Funktionen?
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________

8. Abschluss- oder Änderungshinweis
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________


================================================================================
Aufgabenboard der Turnierorganisation
Die organisatorische Aufgabe mit der dafür geltenden Dokumentfassung verknüpfen. Eine erledigte Aufgabe ist keine sportrechtliche Freigabe.

1. Bereich: Meldestelle, Platz, Helfer oder weiterer Bereich
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________

2. Konkrete Aufgabe
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________

3. Zuständige Funktion und Vertretung
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________

4. Eigener Termin oder bestätigter Vorgabetermin mit Quelle
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________

5. Benötigtes Dokument und gültige Version
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________

6. Abhängige Rückmeldung oder Freigabe
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________

7. Status und offener Klärungspunkt
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________

8. Übergabe und Abschlussvermerk
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________

Vor Verwendung prüfen:
- LPO/WBO und Landesbestimmungen passend zum gewählten Format ermitteln.
- Meldestelle/Turnierleitung geben sportliche Daten frei; Helferlisten ersetzen keine offiziellen Unterlagen.
- Pferde-/Menschenwege, Änderungen und Notfallkontakte rollenbezogen zugänglich machen.
- Keine Software Toris/VEr A nachbauen oder deren Funktionsprüfung behaupten.
- Kein automatisch genehmigtes Regelwerk und keine Veranstaltungsfreigabe.
- Personen-/Veterinärdaten nicht im allgemeinen Aktenindex veröffentlichen.